効果的な国際ビジネスミーティングの進め方
本日は国際ビジネスにおける会議の進め方についてお伝えします。
いわゆるビジネスミーティングです。
国際的な会議の進め方の流れは、大まかにいうと下記のようになります。
イントロダクション（議長の挨拶など）
↓
会議のルール説明
↓
目的、議題の確認。これまでの流れの確認
↓
議論
↓
振り返り（ラップアップ）
↓
ネクストステップの確認
まず、二社間の簡単な打合せ程度であれば
議題（agenda アジェンダ)は事前にセットする必要はありませんが
二社間であっても正式な商談の前には
必ずagendaをセットすることをお薦めします。
これ、日本の企業はあまりやりません。
そういう習慣があまりないからだと思いますが、
目的を明確にすることも重要です。
日本の企業はよく「とりあえず会いましょう」という
スタンスで面談しようとしますが、
相手が欧米系企業の場合は
特にこのスタンスは嫌われますので注意が必要です。
なぜ嫌われるのか？
相手の立ち場に立てばわかると思います。
忙しいのに
「目的」も「話し合う内容」もわからない相手とは
会いたくないという事です。
会う目的と議題を明確にする事は
時間を有効に使うという意味あいで
自社にとっても重要な事です。
会議のルール説明は
二社間では必要ないかもしれませんが
二社以上の会議の時は行う事をお薦めします。
ルールとは、
例えば「発言は２分以内でお願いします」とか
「発言が議題からそれないようにお願いします」
といったことです。
効率的に会議を進める上で、
最初にルールを明確にしておけば
最悪、長い発言をする相手がいても途中でも遮ることが可能になります。
議論する際のマナーとしては、
「必ず、貢献するために発言をする」
「相手の話を聞く」
という姿勢で臨むのがよいと考えています。
日本人はずっと黙っていて、
最後だけぼそっと賛成、反対を述べる。
あるいは、会議が終わってから
「あの意見には反対だった」と不平をいう悪いクセがありますが、
こういった態度は、
国際的にはNGですので（日本でもNGと思いますが）
注意が必要です。
他にやってはいけないマナーとしては、
「相手の話を遮る」
「目をそらす」
「腕を組んで目をつぶって話を聞く」
「資料ばかりを見て、他の参加者と目を合わさない」
といったことが上げられます。
会議のタイムマネジメントも重要ですので、
自分が議長役になった時は特に注意が必要です。
議論が終わったら、
必ず論点を整理しネクストステップを確認します。
できるだけ
「○月○日までに御社はAをやる」
「当社は○月○日までにBを提供する」
など具体的に宿題を確認しあいます。
最後に、
英語での会議で使える英語表現をいくつかお伝えします。
会議など典型的なビジネスの場では、
決まった英語表現がありますので
「参考書を購入して丸暗記」というのが、
結局は一番効率が良いと思います。
参考にしてみてください。
Let’s get started 「開始しましょう」
Let me introduce myself. 「自己紹介をさせてください」
I don’t understand. 「理解できません」
I am having trouble keeping up. 「早すぎてついていけません」
Are you saying that 〜 「〜ということをおっしゃっていますか？」
Reception is bad. 「回線が悪い」（スカイプなどオンライン会議をしているとき）
I am not sure how to say it in English. 「英語でなんと表現すればよいのかわかりません」
I am afraid I can’t agree with you. 「残念ながら（あなたの意見には）反対です」
＊I disagree with youという表現はきついので避ける
Let’s not jump to conclusions. 「結論を急ぐべきではありません」
We are running out of time. 「時間がなくなってきました」
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